Management-Assistenz I Office-Manager (f/m/x)
– in TZ mindestens 20 WStd. ab ca. 01.10.2025
– in einer Nachhaltigkeitsberatung für die Immobilienwirtschaft
WIR SIND TEAM IBAK
Seit 15 Jahren treiben wir mit Können und großer Begeisterung die Nachhaltigkeit im Bauwesen voran. Unsere namhaften Kunden sind Bestandhalter und Projektentwickler von komplexen Immobilien und Quartieren. Wir helfen diesen partnerschaftlich beim Erreichen ihrer ESG-Ziele. Wir gehören zu den Marktführern verschiedener Green-Building-Zertifizierungen – und sind stolz auf unsere Kunden und unser Team.
IHR TRAUMJOB
Für unsere Geschäftspartner sind Sie die erste Stimme, für unsere Chefin sind Sie zuverlässige Voraus- und Mitdenkerin. Als Orga-König:in managen sie die täglichen Abläufe: Sie sind der charmanteste Terminkalender auf zwei Beinen sowie Qualitätsbeauftragte unserer hohen Reporting-Standards. Unser Alltag ist durch ihr Händchen so viel professioneller, da Sie als versierte Lektorin, großartige Gastgeberin und findige Reisemanagerin glänzen. Kurzum: Wir brauchen Sie, denn wir wachsen! Und das ist die Vielfalt der Aufgaben, die Sie erwartet:
AUFGABEN
- Terminkoordination und allgemeine Assistenz für die Geschäftsführung
- Vorbereitende Buchhaltung
- Adminstratives Personalwesen (Gehaltsbuchhaltung, Vertragsmanagement, Onboarding)
- Lektorat (Reports, Präsentationen, Dokumentationen)
- Reise-Management
- Telefonie, Besucherempfang und -bewirtung, Lieferantenabwicklung
- Allgemeine Büroorganisation
PROFIL
Sie ahnen es: Turbulentere Arbeitstage in einem wachsenden Unternehmen mit einer purpose-driven Mission brauchen jemanden, der die Bälle professionell und erfahren, zuverlässig und initiativ in der Luft orchestriert. Und eine erfahrene Persönlichkeit, die beruflich und persönlich weiter wachsen möchte. Das bringen Sie dazu mit:
- Die o. a. Aufgabenbereiche sind ihr täglich Brot, Deutsch behrerrschen Sie mündlich sowie schriftlich sicher (C2 bzw. Muttersprachler), Englisch B2.
- Sie haben Ihre kaufmännische Ausbildung im Hotel, in der Immobilienwirtschaft o. ä. erfolgreich abgeschlossen.
- Bei den MS Office-Anwendungen macht Ihnen niemand so leicht etwas vor, bestenfalls kennen Sie sich gut mit SharePoint und Teams sowie in der Apple-Welt aus.
- Sie sind genauso professionell wie herzlich im Kontakt mit unseren Geschäftspartnern und Teamplayer durch und durch.
- Mit Ihrer offenen Persönlichkeit, sozialer Kompetenz und Humor meistern Sie Ihren Arbeitstag
- Präzision und Integrität, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein zeichnen Sie aus
WAS UNS AUSMACHT
- Unsere Geschäftspartner erfahren von uns Partnerschaftlichkeit und Exzellenz in der Zusammenarbeit. Unsere Haltung ist hanseatisch.
- Wir schätzen ein engagiertes sowie reifes Miteinander. Im Team ibak hat jeder die Chance auf berufliche und persönliche Weiterentwicklung.
- Unser Büro im Herzen der Hamburger Innenstadt ist auf gesundes Arbeiten ausgerichtet und bietet Raum für eine produktive und angenehme Zusammenarbeit sowie ein teamorientiertes Miteinander.
- Unsere 30 ExpertInnen kommen aus neun Ländern. Unser kollegiales Miteinander basiert auf gelebten Werten, Erfahrung und dem Anspruch täglich unser Bestes zu geben. Nicht umsonst sind wir Träger von renommierten Auszeichnungen.
WAS WIR IHNEN BIETEN
- Gestaltungsspielraum:Diese Position bietet Ihnen viel Gestaltungsspielraum – Ihre Ideen und Ihr Engagement zählen! Wir wollen immer besser werden!
- Stabiles und sympathisches Team:Sie werden Teil eines stabilen und sehr sympathischen Teams. Unsere geringe Fluktuation spricht für sich.
- Langfristige Perspektive:Wir bieten Ihnen eine langfristige Perspektive – wir sind erfolgreich und haben zukunftsträchtige Ziele.
- Kurze Entscheidungswege:Unsere Geschäftsführung pflegt kurze Entscheidungswege und ein respektvolles Miteinander.
- Intensive Einarbeitung:Sie erhalten eine intensive Einarbeitung mit einem persönlichen Buddy. So werden Sie schnell Teil von Team ibak und können erfolgreich und selbstbestimmt arbeiten.
- Attraktive Vergütung:Das Jahresgehalt für diese Position orientiert sich an Ihren Erfahrungen und Ihrer Entwicklung.
- Zusätzliche Leistungen:Sie erhalten 29 Tage Urlaub (bei 5 Arbeitstagen p. W.), einen Zuschuss für eine Mitgliedschaft bei Urban Sports und eine Fahrtkostenpauschale.
Interessiert? Mailen Sie bitte Ihre Bewerbungsunterlagen in einer Pdf und teilen auch Ihren Eintritts- und Gehaltswunsch mit. Ihre Sperrvermerke beachten wir, strikte Diskretion ist ebenfalls selbstverständlich. Wir sind gespannt auf Sie!
Ihre Ansprechpartnerin: Cornelia Lütge I ibak Hamburg GmbH
Durch Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen willigen Sie ein, dass Ihre personenbezogenen Daten von ibak Hamburg im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeitet werden. Die Verarbeitung umfasst die Erhebung, Speicherung, Nutzung und Weitergabe Ihrer Bewerbungsdaten an interne Entscheidungsträger und ggf. externe Dienstleister, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind.
Ihre Daten werden ausschließlich für die Zwecke der Bewerbung auf diese Stelle verwendet und für die Dauer des Auswahlverfahrens gespeichert. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden Ihre Daten gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre gespeicherten Daten zu erhalten sowie deren Berichtigung oder Löschung zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
